○玉東町文書規程
平成14年7月22日
訓令第4号
玉東町文書規程(昭和53年玉東町訓令第2号)の全部を次のように改正する。
(趣旨)
第1条 この規程は、本町における文書の取り扱いについて必要な事項を定める。
(公文書の種類)
第2条 公文書の種類は、次のとおりとする。
(1) 法規文
ア 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条の規定により制定するものをいう。
イ 規則 地方自治法第15条の規定により制定するものをいう。
(2) 公示文
ア 告示 法令の規定又は職務上の権限に基づき、処分又は決定した事項を一般に公示するものをいう。
イ 公告 告示以外で一定の事項を一般に公示するものをいう。
(3) 令達文
ア 訓令 町長が所属の機関又は職員に対して例規となるべきことを指揮命令するものをいう。
イ 達 町長が特定の個人、法人又は団体に対してその権限に基づいて命令、禁止、停止、取消、変更等の処分をするものをいう。
ウ 指令 町長が特定の個人、法人又は団体の申請又は願出等に対して許可、認可、承認等をするものをいう。
(4) 通達文
ア 通達 所属の機関又は職員に対して事務処理の方針、細目等を指示するものをいう。
イ 依命通達 町長が自己の名をもって所属の機関又は職員に対して通達すべき事項をその補助機関が町長の命を受けて当該補助機関名をもって行うものをいう。
(5) 往復文 照会、回答、請求、督促、諮問、答申、報告、協議、申請、進達、建議、副申、具申、内申、勧告、通知、送付、依頼等をいう。
(6) 内部文 伺、復命書、供覧、事務引継書等をいう。
(7) その他の公文 議案文、証明書、契約書、表彰状、儀式文等前各号に掲げる公文書以外の公文書をいう。
(公文書の左横書き及び書式)
第3条 公文書は、左横書きとしなければならない。ただし、次の各号に掲げるものは、この限りでない。
(1) 法令の規定により様式を縦書きと定められているもの
(2) 他の官公署で様式を縦書きと定めたもの
(3) 表彰文、儀式文その他総務課長が縦書きを適当と認めたもの
2 公文書の書式は、別に定める。
(公文書の記号及び番号)
第4条 公文書には、次の各号により、記号及び番号をつけなければならない。
(1) 条例、規則、告示及び公告 町名を冠し、それぞれ総務課備付の条例番号簿、規則番号簿、告示番号簿又は公告番号簿(様式第1号)により番号をつける。
(2) 訓令 町名を冠し、総務課備付の訓令番号簿(様式第2号)により番号をつける。
(3) 達及び指令 町名を冠し、総務課備付の達番号簿及び指令番号簿(様式第3号)により番号をつける。
(4) 通達文及び往復文 町名及び課の首字を付し、主管課備付の受付発送簿(様式第4号)により、番号をつける。
(公文書の記名)
第5条 公文書の記名は、町長名(法令の規定に基づき町名を用いるものとされているものについては町名)を用いるものとする。ただし、通達文、往復文等で軽易なものについては、課長名又は課名を用いることができる。
2 内部に対する文書は、課長名又は課名を用いるものとする。この場合において、職名のみを用い、氏名等は省略することができる。
(総括文書管理者)
第6条 総務課長は、総括文書管理者として次の各号に掲げる事務を処理しなければならない。
(1) 文書の管理に関する規定の整備
(2) 文書分類基準表及びファイル管理簿(様式第5号)の整備
(3) 文書の管理に関する事務の指導監督、研修等の実施
(文書管理責任者)
第6条の2 各課長は、文書管理責任者として次の各号に掲げる事務を処理しなければならない。
(1) 文書分類基準表及びファイル管理簿の作成
(2) 保存期間の延長、廃棄等各措置の実施
(3) 課等の保有する文書の管理の徹底
(文書管理担当者)
第6条の3 各課における文書管理の運営、指導及び調整をする者として、文書管理担当者を置く。
2 文書管理担当者は、年度ごとに選出する。
3 文書管理担当者は、次の各号に掲げる事務を処理しなければならない。
(1) 定期的な策定委員会の開催
(2) 課内における文書管理の指導及び改善
(3) 文書分類基準の検討
(4) ファイル管理簿の管理
(文書の受領)
第7条 町に到達した文書は、総務課において受領する。
2 勤務時間外に到達した文書は、日直者を経て総務課が受領する。
3 料金の未納又は不足の文書については、官公署から発送したもの及び総務課長が必要と認めるものに限り、その料金を支払い、受け取ることができる。
(文書の収受及び配布)
第7条の2 総務課は、受領した文書を点検のうえ、次に定めるところにより収受及び配布を行わなければならない。
(1) 親展文書、秘密文書及び電報は、受付印(様式第6号)を押印し、特殊文書処理簿に必要事項を記入したうえで直ちに名宛人に配布する。
(2) 親展文書、秘密文書及び電報以外の文書(「普通文書」という。)は、各主管課へ配布する。
(3) 秘密を要する文書で訴願書、審査請求書等の収受の日時が権利義務に関係あるものについては、収受時刻を欄外に記入し、その封筒を添付する。
(4) 回答文書等については、収受の際に記入した文書処理簿の経過欄に必要事項を記入する。
(配布文書の取扱い)
第7条の3 2課以上に関連のある文書は、最も関連の深い課に配布する。ただし、その主管について各課の意見を異にするときは、町長が調整により主管課を決定する。
2 配布を受けた文書で、その主管に属さないものがあったときは、直接他の課に転送することなく、その旨を明記して、総務課に返付しなければならない。
3 主管課は、配布された普通文書に受付印を押印し、文書処理簿に必要事項を記入する。ただし、軽易な文書については、受付印の押印及び文書処理簿への記入を省略することができる。
4 町の所管に属さない文書は、総務課において返送又は転送の手続きをとるものとする。
5 官報及び県公報は、総務課において管理する。なお、町に関係した記事その他主要なものが掲載されているときは、町長及び副町長の閲覧に供する。
(処理方針)
第8条 主管課長は、文書の交付を受けたときは、遅滞なくこれを査閲し、自ら処理するものを除くほか、処理の方針を示して、これを職員に交付しなければならない。
2 職員は、前項の規定により文書の交付を受けたときは、すみやかに起案その他必要な措置をとらなければならない。
(1) 軽易なもので文書の余白に処理案を朱書して処理できるもの
(2) 定例的なもので所定の簿冊に要旨を記入して処理できるもの
(3) 軽易な照会事項で照会用紙(様式第8号)で処理できるもの
(4) 文書の不備により返送を要するもので符せん用紙(様式第9号)で処理できるもの
2 諸証明は、証明書(様式第10号)を用いること。
(例文の設定)
第10条 例文を設定する必要があるときは、主管課長は、あらかじめ総務課長と協議して定めることができる。
(起案の方法)
第11条 文書を起案するにあたっては、その内容が適正かつ、適当なものであるとともに、その表現が正確かつ、明瞭であるようにしなければならない。
2 起案の具体的方法は、次の各号によらなければならない。
(1) 文書に用いる漢字、仮名遣い及び送り仮名は、それぞれ常用漢字表(平成22年内閣告示第2号)、現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)及び送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)によること。
(2) 特別の場合を除き青インクを用い、訂正したときは、起案者は訂正箇所に認印を押すこと。
(3) 公文書の書式が定められているものは、その書式によること。
(4) 必要により簡易な起案理由、関係法令、参考となる事項又は資料を添付すること。
(5) 電報案は、特に簡明にし、余白に総字数を記載すること。
(6) 前各号に定めるもののほか、総務課長が特に必要と認めて指示した事項
(1) 官報又は、県公報に登載を要するもの 官報(県公報)登載
(2) 町広報登載するもの 町広報登載
(3) 例規とするもの 例規
(4) 公印を省略するもの 公印省略
(5) 緊急を要するもの 至急
(6) 新聞掲載するもの 新聞掲載
(7) テレビ、ラジオ放送するもの テレビ(ラジオ)放送
(8) 秘密を要するもの 秘
(9) 書留郵便物とするもの 書留
(10) 速達郵便物とするもの 速達
(11) 電報とするもの 電報
(12) その他特殊郵便とするもの 配達証明、内容証明等
(1) 町長の決裁を要するもの 甲
(2) 副町長限りで決裁するもの 乙
(3) 課長限りで決裁するもの 丙
(回議)
第14条 回議案は、関係課員に回議した後、起案者又は内容を説明することができる者が持ち回り、上司の決裁を受けなければならない。ただし、特に軽易な回議案については、この限りでない。
(合議)
第15条 他課の主管事務に関係のある回議案は、その関係の課に合議し、又は回覧しなければならない。
2 合議又は回覧を受けた課は、遅滞なくこれを閲了しなければならない。
(回議又は合議における訂正)
第16条 回議案の回議又は合議を受けた者が、その記載事項のうち、金額その他重要な事項を訂正するときは朱書し、訂正者は訂正箇所に認印をしなければならない。
(合議における調整)
第17条 前条の規定により、合議を受けた課において訂正するときは、主管課に協議しなければならない。この場合において協議が整わないときは、上司の指示を受けて処理しなければならない。
(後閲)
第18条 回議又は合議を受けた事項について、代決した場合は、代決者は回議案の当該箇所の上部に「後閲」と朱書しなければならない。
2 前項の規定により代決した回議案は、上司の出勤後、遅滞なく閲覧に供しなければならない。ただし、軽易なものについては、この限りでない。
(専決者及び代決者が不在のときの手続)
第19条 決裁を受ける場合において、専決者及び代決者が不在のときは、急施を要するものについては、その不在者の箇所「不在」と朱書して上司の決裁を受けることができる。この場合において、前条第2項に準じてすみやかに後閲を受けなければならない。
(廃案等)
第20条 回議案が、回議又は合議中に廃案となり、又は重大な要旨の変更を受けたときは、起案者は当該回議案の上部欄外に「廃案」若しくは「要旨変更」と朱書し、かつ回議又は合議した関係者に供覧し、又はその旨を通知しなければならない。
2 回議案について、決裁後その施行前に、廃案又は要旨の変更の必要を生じたときは、起案者は次の各号により処理しなければならない。
(1) 廃案を必要とする場合は、廃案の理由を附して当該回議案を廃案とする伺を新たに起案し、廃案とすべき回議案を添えて決裁を受け、決裁後は廃案となった回議案に「廃案」を朱書して関係文書とともに保存する。
(2) 要旨の変更を必要とする場合は、要旨の変更の理由を附して当該回議案の要旨を変更する伺を新たに起案し、要旨を変更すべき回議案を添えて決裁を受け、決裁後は添付した回議案に「要旨変更」と朱書し、要旨変更後の内容により施行する。
(文書の審査及び決裁日付印)
第21条 第13条に規定する回議案は、主管課長に回議し、かつ関係課長に合議した後、総務課長に提出し、その審査を受けなければならない。
2 前項の審査は、総務課長があらかじめ、審査を要しないと認めた回議案については行わない。
4 決裁を終った回議案(以下「決裁文書」という。)は、総務課備付の決裁日付印(様式第11号)を押さなければならない。
(番号の記入)
第22条 決裁文書には、第4条の規定により、番号を記入しなければならない。
(浄書)
第23条 決裁文書で浄書を要する文書は、主管課において浄書及び校合しなければならない。この場合において、浄書及び校合者は、それぞれ起案用紙の所定欄に認印を押さなければならない。
(公印の押印)
第24条 浄書した文書には、玉東町公印規程(昭和50年玉東町訓令第1号)の定めるところにより公印を押さなければならない。ただし、儀式文等で公印を押すことが適当でないもの及び別に定める文書については、この限りでない。
2 公印の使用にあたっては、公印の管守者は、決裁文書と浄書した文書を審査した後、その承認を与えなければならない。
(発送文書の取扱い)
第25条 浄書した文書で発送する文書(以下「発送文書」という。)は、決裁文書を添えて、次の号に定めるところにより総務課に回付しなければならない。
(1) 次号に掲げる発送文書以外の発送文書は、主管課において、はがき又は封筒に発送先を明記し、封筒にあってはのりづけ密封して回付する。
(2) 小包は、主管課において包装し発送先を明記して回付する。
2 各課長は、前条第1項ただし書の文書のうち、緊急性等を有し、かつ公印を押印しない文書については、ファクシミリ及び電子メールにより伝送することができるものとする。この場合において、当該伝送する文書の余白に「ファクシミリ及び電子メール扱い」と表示するものとする。
3 第1項の規定にかかわらず、電報、秘密文書、主管課において持参達又は直接交付する必要のある文書、ファクシミリ及び電子メールにより伝送する文書は、主管課において発送の手続きをとるものとする。
第26条 総務課長は、前条の規定により回付を受けた発送文書は、郵便等により発送しなければならない。ただし、総務課長の承認を得た場合は、この限りでない。
(1) 議案文の決裁文書 主管課において議案原稿2部を作成して、決裁文書とともに総務課長に送付するものとする。
(2) 条例及び規則の公布の決裁文書 主管課において浄書した条例案又は規則案に署名用紙(様式第14号)を添付して、町長の署名を受けた後、当該署名を受けた条例又は規則は、総務課長に送付するものとする。
(文書分類)
第29条 文書は、系統的に秩序立てて管理するため、別に定める文書分類基準表により分類しなければならない。
2 事務事業の新設、変更、廃止等により、分類項目、文書名又は保存期間の補正を必要とする場合は、文書分類表及び文書分類基準表変更依頼書(様式第15号)を用いて速やかに文書管理責任者と協議の上決定しなければならない。
(文書の整理)
第30条 文書の整理は、原則として簿冊により行う。ただし、図面や伝票等の非定型文書は適切な収納簿冊を選択するものとする。
2 簿冊は、作成方法により次の3種に分類することができる。
(1) 定期簿冊
(2) 案件簿冊
(3) 常用簿冊
3 文書は、完結後直ちに簿冊に収納する。
4 定期簿冊及び案件簿冊は、単年度ごとに作成する。
5 ひとつの簿冊には、同一の文書分類、保存年限の文書のみを綴ることができる。
6 簿冊の厚さは、約5センチメートルを上限とし、これを超えるときは適宜分冊し、分冊表示をする。
(タイトル)
第30条の2 簿冊には、次に掲げる事項を記入したタイトルラベル(様式第16号)を付けるものとする。
(1) 目的別色別表示
(2) 分類番号
(3) サブタイトル
(4) 簿冊名
(5) 保存年限
(6) 廃棄年度
(7) 作成部署
(ファイル管理簿)
第30条の3 簿冊を新規に作成したときは、次の各号に掲げる事項をファイル管理簿に記載しなければならない。
(1) 簿冊タイトル
(2) 作成年度
(3) 保存年限
(4) 廃棄予定年度
(5) 媒体種類
(6) 保存期間管理
(7) 満了時の措置結果
2 前項第7号に定める事項は、文書の保存期間が満了する年度の翌年度当初に記載する。
3 文書を廃棄したときは、廃棄した旨と廃棄年月日を記録しなければならない。
4 ファイル管理簿の保存期間は、当該ファイルが廃棄されてから30年とする。
(文書の保存年限及び保存区分)
第31条 文書の保存年限は、次の6種とする。
(1) 第1種 30年保存
(2) 第2種 10年保存
(3) 第3種 5年保存
(4) 第4種 3年保存
(5) 第5種 1年保存
(6) 第6種 1年未満保存
2 文書の保存年限は、当該文書が完結した日の属する会計年度の翌会計年度の4月1日から起算する。
3 文書の各保存年限の保存区分は、別に定めるものとする。
(文書の保管)
第32条 文書の保管は、各課において行う。
2 文書の保管期間は、原則として1年とする。
3 文書の保管は、次の各号に定める方法による。
(1) 各職員は、保管すべき文書について必要事項をファイル管理簿に記入し、文書管理責任者及び文書管理担当者に提出する。
(2) 各課の文書管理責任者は、各職員から提出されたファイル管理簿と簿冊を照合した上、それらを課内管理簿として取りまとめ、総務課に提出する。
(3) 総務課は、各課から提出されたファイル管理簿に受領印を押印し、原本を総括ファイル管理簿として管理し、その写しを各課の文書管理責任者に交付する。
(4) 各課の文書管理責任者は、交付されたファイル管理簿の写しを保管する。
(常用文書)
第33条 文書管理責任者は、年度が更新されても使用頻度が高い文書を常用文書として指定することができる。
2 常用文書に指定することができる文書は、次に掲げるものとする。
(1) 通年文書等の未完結文書
(2) 台帳、名簿等の使用頻度が高い文書
(文書の置換え)
第34条 文書の置換えは、文書管理責任者のもと各課において、保管期間の経過した文書のうち保存年限が満了していない文書を対象に、毎年6、7月に設ける文書整理期間に各課毎に日を決めて行う。
2 文書の置換えは、次に定める方法による。
(1) 総務課は、保存書庫へ置換えする必要のある文書について保管文書保存移管リスト(様式第17号)を作成し、各課へ交付する。
(2) 各課の文書管理責任者は、総務課から交付された保管文書保存移管リストと簿冊を照合したうえで、総務課の指定する日に指定場所に収納する。
(3) 各課の文書管理責任者は、保管文書保存移管リストに移管年月等必要事項を記入し、総務課へ提出する。
(4) 総務課は、各課から提出された保管文書保存移管リストをもとに、保存書庫へ置換えされた簿冊の確認作業を行う。
(5) 総務課は、置換えを終えた簿冊について保存文書目録として管理し、その写しを各課の文書管理責任者に交付する。
(6) 各課の文書管理責任者は、交付された保存文書目録の写しを保管する。
(保存文書の借覧)
第35条 文書倉庫内の保存文書を借覧しようとする者は、保存文書借覧簿(様式第18号)に所要事項を記載し、総務課長の承認を受けなければならない。
2 借覧期間は、5日以内とする。ただし、やむを得ない理由があるときは、総務課長の承認を得て1カ月以内に限り借覧することができる。
3 借覧期間は、期間内であっても総務課長からの返還の請求があったときは、直ちに返還しなければならない。
第36条 借覧した保存文書は、他人に転貸し又は抜き取り、取り替え、若しくは訂正してはならない。
2 借覧した保存文書を破損又は亡失したときは、直ちに総務課長に届出て、その指示を受けなければならない。
3 借覧した保存文書は、庁外に持ち出してはならない。ただし、総務課長の承認を得たときには、この限りでない。
(文書の廃棄)
第37条 文書の廃棄は、文書管理責任者のもと各課において行う。
2 文書の廃棄は、次の各号に定める方法による。
(2) 各課の文書管理責任者は、総務課から交付された保管文書廃棄予定リスト及び保存文書廃棄予定リストと簿冊を照合した上で、総務課の指定する日に保存書庫から該当する文書を指定場所に運び出す。
(3) 各課の文書管理責任者は、保管文書廃棄予定リスト及び保存文書廃棄予定リストに廃棄日等必要事項を記入し、総務課へ提出する。
(4) 総務課は、各課から提出された保管文書廃棄予定リスト及び保存文書廃棄予定リストをもとに、運び出された簿冊及び保存書庫の確認作業を行うとともに、廃棄簿冊目録として管理し、写しを各課等の文書管理責任者に交付する。
(5) 総務課は、確認作業を終えた廃棄対象文書を焼却又は裁断等適切な方法により処分する。
(6) 各課の文書管理責任者は、交付された廃棄文書目録の写しを保管する。
(1) 各課の文書管理責任者は、保存年限の延長が必要と認められる文書について、総務課に報告する。
(2) 総務課は、文書管理責任者の報告を受け、保存文書目録及びファイル管理簿における当該簿冊の保存年限及び廃棄年度等の変更を行うとともに、当該簿冊の記載内容の変更を文書管理責任者に指示する。
(3) 各課の文書管理責任者は、総務課からの指示に基づき当該簿冊の背表紙の記載内容を変更する。
附則
この訓令は、公布の日から施行する。
附則(平成19年訓令第2号)抄
(施行期日)
1 この訓令は、平成19年4月1日から施行する。
附則(平成19年訓令第3号)
この規程は、平成19年10月1日から施行する。
附則(平成23年訓令第1号)
この訓令は、平成23年12月16日から施行する。
附則(平成24年訓令第5号)
この訓令は、公布の日から施行する。
附則(平成28年訓令第1号)
この訓令は、行政不服審査法(平成26年法律第68号)の施行の日(平成28年4月1日)から施行する。
様式
様式第1号(第4条関係) 公告番号簿
様式第2号(第4条関係) 訓令番号簿
様式第3号(第4条関係) 達番号簿及び指令番号簿
様式第4号(第4条関係) 受付発送簿
様式第5号(第6条関係) ファイル管理簿
様式第6号(第7条の2関係) 受付印
様式第7号(第9条関係) 起案用紙
様式第8号(第9条関係) 照会用紙
様式第9号(第9条関係) 符せん用紙
様式第10号(第9条関係) 証明書
様式第11号(第21条関係) 決裁日付印
様式第12号(第27条関係) 発送済印
様式第13号(第27条関係) 発送済印
様式第14号(第28条関係) 署名用紙
様式第15号(第29条関係) 文書分類表及び文書分類基準表変更依頼書
様式第16号(第30条の2関係) タイトルラベル
様式第17号(第34条関係) 保管文書保存移管リスト
様式第18号(第35条関係) 保存文書借覧簿
様式第19号(第37条関係) 保管文書廃棄予定リスト
様式第20号(第37条関係) 保存文書廃棄予定リスト
様式 略