玉東町情報公開事務取扱要項

○玉東町情報公開事務取扱要項

平成16年3月29日

要項第1号

第1　趣旨

この要項は、別に定めがあるもののほか、玉東町情報公開条例(平成12年玉東町条例第19号。以下「条例」という。)に定める情報の公開に関する事務の取扱について必要な事項を定めるものとする。

第2　情報公開の窓口等

1　情報の公開の請求(以下「公開請求」という。)の受付等は、総務課窓口(以下「窓口」という。)において行うものとする。

2　窓口で行う事務

(1)　閲覧用情報目録の町民への閲覧及び管理に関すること。

(2)　公開請求書及び審査請求書の受付及び実施機関への送付に関すること。

(3)　情報の写しの交付にかかる費用の徴収に関すること。

(4)　各種行政資料等の配置及び町民への提供に関すること。

(5)　審査請求事案の玉東町情報公開審査会への諮問に関すること。

(6)　情報の公開及び情報提供にかかる相談、案内等に関すること。

(7)　その他情報公開事務に関すること。

第3　公開請求に係る事務

1　相談及び案内

窓口は、情報の公開を請求しようとするものから公開に関する相談があったときは、次の事項に留意するものとする。

(1)　情報の公開を請求しようとするものが必要としている情報の具体的な把握に努める。

(2)　情報提供により対応すべき場合は、当該情報の提供課等を紹介する。

(3)　法令等の規定により閲覧等ができる場合など、条例の適用を受けない情報等であるときは、その旨の説明を行い、必要に応じ関係機関等の紹介を行う。

2　公開請求書の受付

(1)　公開請求の方法

公開請求は、請求しようとするもの(以下「請求者」という。)が情報の公開請求書(以下「請求書」という。)に必要事項を記載し、窓口に提出することにより行うものとする。

口頭・電話及びファクシミリによる請求は認めないが、郵送による請求は認める。

(2)　請求書の受付

請求書の受付については、次のように行うものとする。

ア　請求者に対して請求書の記入の指導を行う。

イ　請求書に記載された事項を確認し、不備がある場合は補正を求めるものとする。

ウ　法人その他の団体にあっては、担当者の連絡先の記入を求めるものとする。

エ　請求者が身体障害等で請求書に記入することが困難な場合は、窓口の職員が聴き取り、代筆するものとする。

オ　請求書の記載に不備がない場合は、請求書を受け付け、受付印を押印するものとする。

(3)　請求権者の確認

請求者が条例第5条の規定により公開請求をすることができる個人又は法人その他の団体に当たるかどうかについて、書面上において確認するものとする。

(4)　請求書の受付に当たっての留意事項

ア　公開請求は、1件につき1枚の請求書で行うことを原則とする。

イ　公開請求は、原則として本人による請求とするが、本人に代わっての請求も行うことができるものであること。

なお、本人に代わっての請求の場合は、代理権限を証する書類(委任状等)を徴するものとする。

ウ　未成年者による請求があった場合においても、原則として単独での請求を認めるものとする。

ただし、情報の写しの交付に要する費用負担が多額になる場合や公開請求に係る情報が特定できない場合などには、親権者等法定代理人の同意や立会いを求めるなど、必要に応じた対応を行うものとする。

(5)　請求書記載内容の確認

ア　「請求者」欄には、記名のみで足りることとし、押印は要しないものであり、住所・氏名が公開等の決定通知書が確実に送達できるよう正確に記載されていること。

イ　「連絡先」欄には、原則として個人にあっては電話番号、法人その他の団体にあっては担当者の氏名及び電話番号が記入してあること。

ウ　「請求する情報の件名又は内容」欄は、請求の対象となる情報を特定するための欄であるから、件名又は内容が情報を特定できる程度に具体的に記入してあること。

エ　「町内に住所を有する個人」とは、原則として、住民基本台帳法上の住所が町内にある個人のことである。

オ　「町内に事務所又は事業所を有する個人及び法人その他の団体」とは、町内に主たる事務所、支店、営業所その他の事務所又は事業所を有する個人及びその他の団体のことである。

カ　「町内に存する事務所又は事業所に勤務する個人」とは、町内に存する事務所又は事業所に勤務している個人のことであり、常勤か非常勤かの別は問わないものである。

キ　「町内に存する学校に在学する個人」とは、町内に存する学校の施設において教育を受けている個人のことである。

ク　「実施機関が行う事務事業に利害関係を有する個人及び法人その他の団体」とは、実施機関が行う事務事業によって自己の権利・利益に直接影響を受け又は直接影響を受けるおそれのある個人及び法人その他の団体のことである。

「利害関係の内容」欄は、請求者が請求権者に当たるかどうかについて確認するための欄であるから、請求者が利害関係を有することを確認できる程度に具体的に記入してあること。

ケ　各区分欄においては、区分番号が○で囲まれていること。

(6)　情報の特定

窓口では、文書保存分類表、簿冊名索引簿等により検索し、当該情報を主管する実施機関(以下「担当機関」という。)と十分連絡を取り、公開請求に係る情報の特定を行う。

なお、窓口は、必要に応じ、担当機関の職員の立ち会いを求めるものである。

3　請求書が提出された際の説明等

請求書が提出された際は、2の事務処理を行った後に、請求書の写しを作成して請求者に交付するとともに、次の事項について説明するものとする。

(1)　15日以内に公開する旨又は公開しない旨の決定(以下「公開決定等」という。)を行うこととするが、やむを得ない理由があるときは、その期間を45日まで延長することができる。この場合においては、請求者に対し情報公開・非公開決定期間延長通知書(以下「決定期間延長通知書」という。)を送付すること。

さらに、請求に係る情報が著しく大量であるため、45日以内にそのすべてについて公開決定等をすることにより事務の遂行に著しい支障が生ずるおそれがあるときは、条例第8条の公開決定等の期限の特例を適用することがあること。この場合においては、請求者に対し、情報公開・非公開決定期間特例延長通知書(以下「決定期間特例延長通知書」という。)を送付すること。

(2)　情報の写しの交付については、費用を負担させること。

(3)　情報を公開する場合は、情報公開決定通知書(以下「公開決定通知書」という。)により通知すること。

なお、この場合においては、情報を公開する日時及び場所を併せて通知すること。

(4)　情報を公開しない場合は、情報非公開決定通知書(以下「非公開決定通知書」という。)を送付すること。

4　提出された請求書の取り扱い

提出された請求書は、次のとおり取り扱うものとする。

(1)　決定期限の起算日

決定期限の起算日は、窓口において請求書を受け付けた日をもって、条例第7条第1項に規定する請求書を受理した日として取り扱うものとする。

(2)　請求書の送付

提出された請求書は、2及び3の事務処理を行った後に、その写しを作成し、当該写しを総務課に保管するとともに、請求書を担当機関に送付するものとする。

5　請求書の送付を受けた担当機関における公開決定等の事務

(1)　情報の内容の検討等

請求書の記載事項に不備がないかどうかについて改めて確認したうえで、公開請求のあった情報について、次の事項に該当するかどうか等について検討する。

ア　請求者が条例第5条(請求権者)に該当するか否か。

イ　条例第2条第1項(公開請求の対象となる情報)に該当するか否か。

ウ　条例第16条各号(他の法令等との調整等)に該当するか否か。

エ　条例第9条各号(公開してはならない情報)に該当するか否か。

オ　条例第10条各号(公開しないことができる情報)に該当するか否か。

カ　条例第11条(部分公開等)に該当するか否か。

(2)　第三者情報の取り扱い

公開請求のあった情報に、実施機関以外のものに関する情報(以下「第三者情報」という。)が記録されている場合であって、担当機関においてあらかじめこれらのものの意見を聴く必要があると認めるときは、第4の第三者情報の取り扱いにより処理するものとする。

(3)　公開決定等の事務

担当機関は、公開等の決定の検討に当たっては、総務課と協議を行うとともに、当該情報が他機関に関係している場合は、当該関係機関と必要に応じて協議するものとする。

なお、当該決定に係る決裁の区分は、町長(実施機関長)決裁とする。

(4)　公開決定等の通知書の記入要領

ア　公開決定通知書を作成する場合は、次のように取り扱うものとする。

(ア)　「情報の件名」欄

件名欄には、当該情報の文書番号、件名を正確に記入すること。

(イ)　「情報の公開の日時」欄

情報を公開する日時は、公開決定通知書が請求者に到達するまでの日数を考慮し、到達予定日から数日経過した日の通常の勤務時間内の時刻を指定すること。この場合、できるだけ都合のよい日時となるよう請求者と事前に電話等により打ち合せを行うように務めること。

(ウ)　「情報の公開の場所」欄

原則として、窓口を指定する。

(エ)　「情報の一部を公開しない理由」欄

条例第9条及び第10条の各号のいずれかに該当して情報の一部を公開しないこととなる場合は、該当する号番号及びその理由を具体的に記入すること。

なお、条例第9条及び第10条の各号の複数に該当する場合は、各号ごとにその理由を記入すること。

(オ)　「備考」欄

条例第11条に規定する決定(部分公開の決定)があった日から起算して1年以内に条例第9条及び第10条の各号に該当する事由が消滅することにより、情報の公開をすることができるようになることが明らかな場合には、その予定期日を記入すること。

イ　非公開決定通知書を作成する場合は、次のように取り扱うものとする。

(ア)　「情報の件名」欄

件名欄には、当該情報の文書番号、件名を正確に記入すること。

(イ)　「情報の公開をしない理由」欄

条例第9条及び第10条の各号のいずれかに該当し非公開となる場合は、該当する号番号及びその理由を記入すること。

なお、条例第9条及び第10条の各号の複数の号に該当する場合は、各号ごとにその理由を記入すること。

また、次のいずれかに該当し非公開となる場合は、その理由を具体的に記入すること。

a　請求者に対し請求書の補正を求めたにもかかわらず、その不備な部分が補正されず、かつ、その不備が軽微とはいえない場合

b　条例第5条に定める請求権者でないものから請求があった場合

c　請求のあった情報が存在しない場合

d　請求のあった情報が条例第16条に定める情報に該当する場合

(ウ)　「備考」

非公開決定があった日から起算して1年以内に条例第9条及び第10条の各号に該当する事由が消滅することにより、情報の公開をすることができるようになることが明らかな場合には、その予定期日を記入すること。

(5)　決定期間の延長

ア　公開決定等の期間を延長する場合は、決定期間延長通知書を、公開決定等の期限の特例を適用する場合は決定期間特例延長通知書を請求者に送付すること。「延長の理由」欄又は「公開決定等の期限の特例を適用する理由」欄には、その理由を出来るだけ具体的に記入するものとする。

イ　決定期間延長の写しを総務課に送付すること。

(6)　公開決定等の通知書の送付

ア　公開決定等をした場合は、速やかに、公開決定等の通知書を請求者に送付すること。

イ　公開決定等の通知書の写しを総務課に送付すること。

6　担当機関における情報の公開の実施事務

(1)　情報の公開の方法

ア　閲覧に供する方法

情報の原本又はそれを複写したものを指定の場所で閲覧に供することにより行うものとする。情報の一部を閲覧に供する場合は、あらかじめ当該情報又はそれを複写したものの写しを作成し、当該写しの記載事項のうち、閲覧に供することができない部分を削除又は隠ペいしたものの写しを作成して、それを閲覧に供する等の方法により行うものとする。

イ　写しの交付の方法

情報の写しの交付は、おおむね次の方法により行うものとする。

情報の一部の写しの交付を行うときは、当該情報の記載事項のうち、交付することができる部分のみの写しを作成する等の方法により行うものとする。

(ア)　公開請求のあった情報の写しの作成については、原則として乾式複写機により行うこと。

(イ)　写しの交付の部数は、公開請求のあった情報1件につき、1部とすること。

(2)　日時及び場所

情報の公開は、あらかじめ公開決定通知書により指定した日時及び場所で実施するものとする。

(3)　総務課職員の立会い

情報の公開をするときは、原則として総務課の職員が立ち会うものとする。

(4)　公開決定通知書の提示

情報を公開する際には、請求者に対して、公開決定通知書を提示するよう求めるものとする。

(5)　公開決定内容の確認

公開決定通知書に記入された情報と情報の公開を受けようとする情報とが一致していることを請求者に対し確認すること。また、情報の写しの交付を行う場合はその写しの作成箇所及び経費を請求者に対し確認すること。

(6)　情報の写しの交付に要する費用

ア　情報の写しの交付に要する費用の額は、写しの作成に要する費用及び送付に要する費用とする。情報の写しの作成に要する費用の額は、複写物1枚につき白黒10円、カラー50円とする。

ただし、乾式複写機以外の機器で情報の写しを作成する場合における写しの交付に要する費用の額は、当該写しの作成に要する実額とする。

情報の公開は原則として窓口で行うことから、情報の写しの交付に要する費用の徴収にかかる事務は、原則として、窓口が行い、写しを交付する際に現金により徴収し、領収書を請求者に交付するものとする。ただし、郵送により写しの交付を請求された場合は、郵便為替でもよいものとし、費用の送付を確認後、領収書とともに写しを公開請求者に送付するものとする。

イ　歳入科目

情報の写しの交付に要する費用の歳入科目は、次のとおりとする。

(会計)　01一般会計　(款)　17諸収入　(項)04雑入　(目)　01雑入　(節)　02雑入

(7)　指定日時以外の情報の公開の実施

請求者が、指定の日時に来庁できない旨をあらかじめ連絡してきた場合又は指定の日時に来庁せず後日連絡してきた場合には、別の日時に情報を公開することができるものとする。

(8)　その他の注意事項

情報を公開するにあたっては、請求者に対して、情報の公開によって得た情報を適正に使用するよう啓発に努めることとする。

なお、請求者が条例第4条の規定に違反し、又は違反するおそれのある場合、情報を汚損し、又は破損する場合等は、当該情報の閲覧を中止させ、若しくは禁止し、又は情報の写しの交付をしないものとする。

第4　第三者情報の取扱い

1　第三者情報に係る意見の聴取

公開請求のあった情報に、第三者情報が記録されている場合は、当該第三者情報が条例第9条各号(公開してはならない情報)及び第10条各号(公開しないことができる情報)のいずれかに該当すること又は該当しないことが明らかであるときを除き、原則としてそのものの意見を聴くものとする。

2　意見聴取事項

意見聴取事項は、条例第9条第2号ただし書きに該当して個人情報を公開することによる当該個人に対する影響の有無、法人等の事業活動情報を公開することによる当該法人等に関する権利利益の侵害の有無その他必要と認める事項とする。

3　意見聴取の方法

意見聴取は、担当機関が第三者に対して、第三者情報が記録されている情報に係る請求書が提出されたことを書面(様式第1号)により通知し、当該第三者から原則として書面(様式第2号)で意見を求めることにより行うものとする。ただし、この第三者への意見聴取は、当該第三者に公開等の決定に対して同意を求めるものではなく、参考意見として取り扱うものである。この場合、公開請求者の氏名、住所等については、第三者に知らせてはならない。

4　第三者への通知

担当機関は、第三者情報について意見聴取を行った後に公開決定等をした場合は、その決定内容を当該第三者に対し、書面(様式第3号)により通知するものとする。

第5　審査請求があった場合の事務処理

1　審査請求書の受付

(1)　条例第7条第1項の決定について行政不服審査法(平成26年法律第68号)第2条の規定に基づく審査請求があった場合は、原則として窓口において審査請求を受け付けるものとする。

なお、窓口は、必要に応じ、担当機関の職員の立ち会いを求めるものである。

(2)　審査請求は、行政不服審査法第19条の規定により書面によることを要し、口頭による審査請求は認められないので、口頭で審査請求があったときは、書面で行うように指導する。

2　審査請求書を受け付けた後の取扱い

受け付けた審査請求書は、次のとおり取り扱うものとする。

(1)　審査請求書の送付

窓口において審査請求書を受け付けた場合は、当該審査請求書の写しを作成し、当該写しを担当機関に送付するものとする。

(2)　審査請求書の内容の検討